Förstå SEWARDs publicerade svarstid, när det är rimligt att följa upp och hur du ber om en uppdatering utan att förlora sammanhanget.
Använd den aktuellt publicerade svarstiden
SEWARD publicerar en generell tidsram för kundservice. På sidan ”Kontakta oss” anges servicetiderna måndag till fredag kl. 9.00–17.00 EST, och där står att svar vanligtvis kommer inom 24–48 arbetstimmar. Eftersom det handlar om arbetstimmar ska ett meddelande som skickas före en helg inte räknas som om lördag och söndag vore vanliga svarsdagar.
Betrakta tidsramen som en uppskattning
Den angivna tiden på 24–48 arbetstimmar är ingen garanterad tidsfrist. SEWARD uppger också att svarstiderna kan variera under helgdagar eller perioder med hög belastning. En fråga om en beställning, betalning, leverans eller efterförsäljning kan kräva att uppgifter kontrolleras innan ett användbart svar kan ges. Att den vanliga tidsramen överskrids motiverar därför en uppföljning, men visar inte att förfrågan har ignorerats eller att ett visst resultat är skyldigt.
Skicka en kontextuell uppföljning
Om 48 arbetstimmar har gått utan svar, skicka om möjligt en kort begäran om status i den ursprungliga tråden. Ange datum och kanal för det första meddelandet, sammanfatta den olösta frågan i en mening och ange vad du vill få bekräftat. För ett ärende som gäller en beställning ska du ange ordernumret och den e-postadress som användes vid betalningen.
Ett praktiskt meddelande är: ”Jag kontaktade er den [datum] angående [problem]. Mitt ordernummer är [nummer]. Kan ni bekräfta om förfrågan har tagits emot och meddela aktuell status eller nästa steg?” Skicka inte lösenord eller fullständiga betalkortsuppgifter igen. Om ärendet är brådskande på grund av en specifik tidsfrist eller en ny händelse, ange det tydligt i stället för att skicka upprepade meddelanden utan sammanhang.